【要約・感想】時間を「うまく使う人」と「追われる人」の習慣

あなたは、時間に「追われる人」になってしまっていませんか？

1日は24時間、誰にでも平等に与えられた時間ですが、使い方によって人生は大きく変わります。

時間を効率的に使うことができる人と、そうでない人には習慣に違いがあるんです。

本書では、時間を「うまく使う人」と「追われる人」の習慣の違いについて、「思考」「スケジュール管理」「ムダとり・時短」「効率アップ」「環境・仕組みづくり」「メンタル」「人生」といった内容をわかりやすく比較し、書かれています。

本記事を参考に、あなたも「うまく使う人」になるための習慣を身につけ、充実した毎日を送りましょう。

本書には、ここでは紹介していない習慣が50個も書かれているので、時間に追われてしまっている人は、ぜひ実際に本書を手にとってみてはいかがでしょうか。

時間の見積もり

時間の見積もりは、効率的にタスクをこなし、有意義に過ごすために欠かせないスキルです。

しかし、見積もりが甘く、思ったよりも時間がかかってしまった…ということはよくありますよね？

実は「うまく使う人」と「追われる人」では見積もりのやり方に大きな違いがあります。

まずは、時間の見積もりについて「うまく使う人」と「追われる人」の違い、そして良い見積もりの作り方について考えていきましょう。

「うまく使う人」と「追われる人」の見積もりの違い

うまく見積もれる人は、計画的に仕事を進め、余裕を持った見積もりをすることが多いため、時間的な余裕を持って仕事を進めることができます。

一方、追われる人は、いつも時間に追われ、仕事を片付けるために無理な見積もりをしてしまうことが原因で、思うように上手く進まないということがよくあります。

人は時間の見積もりが甘い

例えば「今している作業がだいたい30分で終わると想定してたが、実際には45分かかった」ということはよくありますよね？

これは、人は時間の見積もりをするのが苦手だからなんです。

正しく時間を見積もれるようになれば、予定通りに終わればそれで良いし、もし予定より早く終われば、席を立ってリフレッシュすることもできます。

仮に、なにかトラブルがあった場合でも、対処できる余裕が生まれます。

あなただけでなく、人は皆、時間の見積もりが甘いんです。

時間をうまく使う人は、このことをしっかりと認識した上で、時間の見積もりをしています。

また、タスクの詳細について十分に理解していない場合や、経験不足の場合は、もう少し余裕を持たせる方が良いでしょう。

大きなタスクを分割する

時間を上手に使える人と追われる人の間には、タスクの分割の仕方にも違いがあります。

「うまく使える人」は、大きなタスクを小さなサブタスクに分割し、それぞれに優先順位をつけて取り組みます。

「追われる人」は、大きなタスクを一度にやろうとして、手詰まりになってしまうことがよくあります。

ここでは、タスク分割の違いと効果的なタスクの分割方法を紹介します。

「うまく使う人」と「追われる人」のタスク分割の違い

「うまく使う人」は、大きなタスクを小さなサブタスクに分割し、それぞれに優先順位をつけます。

こうして、1つの目的を達成するために必要なステップを理解し、やり方を明確にしているんです。

それに対して「追われる人」は、大きなタスクを分割することができず、やるべきことが山積みになってしまっています。

効果的なタスク分割の方法

タスク分割は、大きなタスクをより管理しやすく、取り組みやすくするためには重要となります。

この手順を踏むことで、1つの大きなタスクの細部まで理解することができますし、生産性を上げることができます。

「予定していた時間」と「実際にかかった時間」を照らし合わせる習慣

前述したように「人間は基本的に楽観的な傾向があり、時間の見積もりが甘くなるため」実際にかかった時間と予定していた時間を照らし合わせることは、時間管理において非常に重要です。

うまく使う人は、計画的に仕事を進め、余裕を持った見積もりをすることが多いため、実際にかかった時間との差が少なく、仕事をスムーズに進めることができます。

一方、追われる人は、予定した時間と実際にかかった時間に大きな差が生じてしまいます。

「うまく使う人」と「追われる人」の時間管理の違い

「うまく使う人」は、予定していた時間と実際にかかった時間を比較することで、自己評価をすることができます。

「追われる人」は、予定していた時間と実際にかかった時間を比較することをしません。

時間の実績との照合を通じた効果的な時間管理

時間管理を改善するためには、予定していた時間と実際にかかった時間を照らし合わせ、時間管理の改善点を見つけることが必要です。

自身が見積もった時間と実際にかかった時間を比較することで、「この作業にはこのくらいの時間が必要」という目安ができます。

1日の予定の立て方の習慣

1日を有効に使うためには、まずは1日の予定を立てることが大切です。

時間をうまく使う人たちは、自分なりの1日のテンプレートを持っています。

一方、時間に追われる人は、毎日ゼロから予定を考えています。

ここでは、時間をうまく使う人たちが実践している1日の予定の立て方について考えていきましょう。

時間をうまく使う人は１日のテンプレートがある

時間をうまく使う人たちは、1日の予定を立てる際に自分なりのテンプレートを持っています。

そのため、朝起きてから寝るまでの時間を、どのように使うかがあらかじめ決まっているんです。

あなたも、平日と休日の1日のテンプレートを作ることで、何をいつやるべきかが明確になり、無駄な時間を過ごすことが少なくなります。

起床後の「ゴールデンタイム」は重要な仕事に使う

時間をうまく使う人たちは、朝起きてから2〜3時間の「ゴールデンタイム」に会議や重要な仕事、勉強などの予定に使っています。

朝食後に1時間ほどの運動をして、脳を活性化させた後に集中力が高まるこの時間帯に、大切な仕事をすると、より効率的になります。

時間を効率的に使うための習慣

時間を効率的に使うためには、日々のスケジュール管理が欠かせません。

ここでは、相手の予定が埋まる前にアポイントをとる、自分ひとりの予定もあらかじめスケジュールに組み込む、移動時間もスケジュールに入れるという3つの習慣について紹介します。

相手の予定が埋まる前にアポイントをとる

アポイントを取る際に、相手の予定が埋まっている場合、希望する日程でアポイントが取れなくなることがあります。

そのため、相手のスケジュールを把握して、予定が埋まる前にアポイントを取るようにする必要があります。

スケジュールを共有するアプリを使うことで、お互いの予定を確認しあえるのでおすすめです。

自分の予定もあらかじめスケジュールに組み込む

自分の予定をスケジュールに組み込むことで、何をいつ行うかを明確にすることができます。

また、予定の設定には少し余裕を持たせることで、予想外のトラブルにも余裕をもったスケジュールを作ることができます。

移動時間もスケジュールに入れる

意外とできていないのが、移動時間をスケジュールに入れることです。

このように、移動時間もスケジュールに入れることで、どの時間帯が移動時間に使われるのかが明確になり、次の予定や作業を行うための時間配分がスムーズに行えるようになります。

移動時間が長くなる場合だけでなく、短い移動時間であっても、その時間を使ってできることを見つけてみてください。

時間を「うまく使う人」と「追われる人」の習慣を読んだ感想

本書を読んで、私は、自分が「追われる人」になっていることに気づきました。

毎日のスケジュールを立てることや、予定を組むことが苦手で、結局タスクがたまりがちになってしまいます。

「時間をうまく使う人」は1日のテンプレートを持っていたとは驚きです。

私も、自分に合ったテンプレートを作成し、毎日のスケジュールに移動時間を含めることで、タスクをこなす効率を上げていきたいと思います。

今後は、スケジュールをしっかり管理し、自分が「うまく使う人」に近づいていくように習慣づけをしていこうと思います。